Avance de paie

Introduction

Une avance à un employé peut être une avance sur une rémunération future ou un véritable prêt remboursable. Cette distinction détermine le traitement de la paie et de la comptabilité.

Selon l’Agence du revenu du Canada, une avance sur un salaire, un traitement ou des commissions futures est généralement un revenu d’emploi dans l’année où l’employé la reçoit. Les retenues applicables doivent être calculées dans la période de paie où le montant est reçu. Elle ne doit donc pas être transformée simplement en prêt comptable pour reporter les retenues.

Dans Kanjo.desktop, le compte 1120 – Avances aux employés et le type de paiement Avances aux employés permettent de suivre une somme réellement remboursable à l’entreprise et d’en appliquer le remboursement contre le salaire net d’une paie ultérieure. Faites confirmer la qualification par votre comptable ou votre spécialiste de la paie.

Avant de commencer

• Obtenez une demande ou une entente écrite signée par l’employé et conservez le montant, la date du versement et l’échéancier de remboursement.
• Au Québec, l’autorisation écrite d’une retenue non imposée par la loi doit notamment préciser sa raison, son montant, sa durée et sa fréquence. Pour une autre province ou un employeur sous réglementation fédérale, vérifiez la norme applicable.
• Faites confirmer s’il s’agit d’une rémunération versée d’avance ou d’un prêt véritable. S’il s’agit d’une rémunération, calculez les retenues au moment du versement et incluez le montant dans les feuillets appropriés.
• Confirmez le compte bancaire ou de caisse utilisé pour le versement et conservez la preuve du transfert, du chèque ou du paiement.

Attention

Le parcours ci-dessous vise une somme confirmée comme prêt ou avance remboursable suivie au compte 1120. L’utilisation de ce compte ne détermine pas à elle seule le traitement fiscal. Un prêt véritable sans intérêt ou à faible taux peut aussi produire un avantage imposable selon sa durée, son montant et ses modalités.

Ne retenez aucun montant sur la paie sans base légale ou autorisation valide. Au Québec, l’employé peut normalement retirer par écrit son autorisation de retenue; confirmez donc qu’elle demeure valide avant chaque remboursement.

Comment enregistrer et récupérer une avance remboursable

Étape 1 — Vérifier la configuration de la paie

• Ouvrez Configurations, sélectionnez Paie, puis l’onglet Paiement.
• Confirmez que Salaire à payer est actif et associé au compte 2040. Cette ligne reçoit le salaire net lors de la création de la paie.
• Confirmez que Avances aux employés est actif et associé au compte 1120. Ce type sert ensuite à appliquer le remboursement contre le salaire net.
• Ne supprimez pas et ne réaffectez pas ces lignes protégées. Si l’une d’elles manque, utilisez la procédure de mise à jour de la base de données de Kanjo.desktop.