Une fois configuré, ça se vient très simple

Avant de commencer à émettre vos factures, prenez le temps de bien configurer votre système de facturation. Plusieurs éléments méritent d’être validés dès le départ afin de bâtir des fondations solides. Cette étape est cruciale, car une configuration rigoureuse aura un impact positif durable, même si votre entreprise est encore de petite taille.

Plan de match

• S’assurer que le plan comptable reflète notre entreprise.
• Vos produits et services que vous vendez.
• Vos paiements acceptés.
• Facturez !

Le plan comptable

Pour la vente, le plan comptable utilise les chiffres entre 4000 et 4999 pour les comptes de revenu.  Par défaut, un produit se placera dans le compte 4500 pour les revenus et 5100 lorsque vous l’achetez. Habituellement, les comptes du plan comptable sont très utiles à des fins fiscales mais peuvent aussi servir pour l’analyse financière.  Notez que les catégories et groupes de produit ne servent pas pour la fiscalité.  Voyez la section Plan comptable pour ajouter et configurer les comptes.

Les comptes 1000 à 1999 sont les avoirs de l’entreprise. Donc, lorsque vous recevez un montant d’argent pour le produit ou service que vous vendez, le compte 1000 pour l’encaisse, par exemple, augmentera en débit. Cependant, vous avez plusieurs comptes à surveiller pour les paiements. Si vous recevez de l’argent via une «machine interac», vous devez configurer un compte pour celle-ci car vous recevez l’argent plus tard en un seul lot.  Vous avez aussi le ou les comptes de banque à configurer dans le plan comptable et finalement, si vous acceptez les chèques, il faut aussi faire un compte en attente comme celui d’interac.  Nous reviendrons plus bas pour les détails.

Vos produits et services

Selon vos besoins, un produit ou un service peut avoir son lot de complexités.  Vous vendez votre expertise à l’heure, c’est assez simple, mais dans certains cas, vous avez des produits ou services sous forme matérielle. Par exemple, vous vendez un chandail avec divers options.  Si vous avez besoin de tenir un inventaire, malheureusement, vous devez créer un produit pour chaque dérivé. Mais si l’inventaire n’est pas nécessaire, vous pouvez créer un produit principal avec le prix de base et les options sous forme de sous-produits qui s’additionneront en les ajoutant à la facture.

Les paiements acceptés

Vous avez deux types de paiement qui nécessitent des opérations différentes. Au comptant, machine interac, chèque doivent se faire en deux étapes et virement bancaire en une seule étape.  Pourquoi ils doivent être traités différemment ?  La réponse est dans la conciliation bancaire.  Pour refléter le compte de banque, il faut faire les mêmes opérations dans votre comptabilité.

Comptant

Le mode de paiement est simple mais doit se faire en deux opérations. Le paiement est configuré pour aller dans la petite caisse (compte 1000), et lorsque vous le déposez dans votre compte de banque, c’est l’ensemble de votre petite caisse qui sera déposé.

Par exemple : 

Vente #1                - 50$    (C-4500)

Comptant    + 50$             (C-1000)

Vente #2                - 10$    (C-4500)

Comptant     +10$             (C-1000)

Dépôt dans le compte de banque

Banque         + 60$             (C-1010)

Encaisse                 - 60$    (C-1000)

Chèques

Les chèques sont traités comme le comptant, puisqu’on les dépose souvent en même temps que le comptant, donc si vous les déposez en même temps, ils doivent aussi être configurés dans le compte encaisse.

Machine interac

Un peu sur le même principe que la petite caisse, toutes les transactions se font déposer en un ensemble dans le compte de banque. Kanjo a une fonction pour ça que vous pouvez consulter dans un autre chapitre.

Virement bancaire

C’est le seul paiement qui va où il faut au bon moment et sans créer d’opération supplémentaire.